Tratarea contabilă a site-urilor Internet și a numelor de domenii

Tratarea contabilă a site-urilor Internet și a numelor de domenii

Cum este tratat contabil un spațiu de pe Web sau o zonă de comerț electronic? Iată câteva îndrumări despre cum să te comporți

Astăzi este destul de normal ca o companie să dețină un site web sau un site de comerț electronic, dar de multe ori există o lipsă de informații corecte cu privire la modul în care aceste „mijloace” sau sisteme ar trebui tratate la nivel contabil.

În primul rând, este necesar să se facă o distincție clară între ceea ce este un site de comerț electronic și un site de publicitate. Cineva folosește și o a treia distincție care este „site-ul vitrină”, dar eu nu o fac, „site-ul vitrină” încă se încadrează în categoria site-urilor de publicitate. Site-ul vitrine nu înseamnă nimic.

Site-ul de comerț electronic este un tip de site web responsabil de vânzarea de la distanță a serviciilor și produselor printr-o platformă software mai mult sau mai puțin articulată și complexă.

Site-ul de publicitate este un tip de site web dedicat prezentării unei companii și a mărcii acesteia incluzând oferta de produse și servicii, care este, de asemenea, mai mult sau mai puțin complexă și corelată/susținută de strategii de marketing care vizează construirea unei relații de loialitate cu clienții și/sau generarea de noi contacte pentru a-i transforma în clienți (generarea de lead-uri).

Rezumând așadar, pe scurt, site-ul poate fi numărat printre lucrările intelectuale care au o puternică caracterizare creativă și care, ca atare, afectează și relațiile și constrângerile legale dintre client și furnizorul lucrării în sine. Software-ul, textele, grafica și arhitectura unui site sunt toate elemente care caracterizează opera în ansamblu și determină tratamentul contabil al acesteia.

Există un element suplimentar de luat în considerare, care este foarte important și este numele domeniului. În conformitate cu legislația italiană, dar și europeană, numele de domeniu, licențiat pentru utilizare (principiul proprietății pentru numele de domenii nu există, din punct de vedere contabil) urmează și este supus legislației privind protecția mărcilor. Prin urmare, chiar și conducerea contabilă trebuie să fie atentă la acest aspect care nu este deloc de neglijat.

E-commerce

un site de comerț electronic, adică unul dezvoltat pentru vânzarea de la distanță de bunuri și servicii, datorită însăși naturii sale, trebuie să fie luat în considerare printre taxele pe termen lung deoarece poate fi în primul rând clasificat ca o creație de software, constituind astfel un activ necorporal. Aceste tipuri de costuri sunt întotdeauna clar identificabile și teoretic (spun teoretic făcând un pic de ironie, adică dacă site-ul de e-commerce este bine făcut) ar trebui să aducă beneficii economice viitoare pentru compania care deține site-ul. Cu toate acestea, este necesar ca toate condițiile necesare pentru introducerea costurilor site-ului de comerț electronic printre cele care sunt active și ca chisturile derivate să fie măsurate și indicate în mod fiabil.

Potrivit OIC (Organismo Italiano di Contabilità), în ceea ce privește imobilizările necorporale, este necesară înscrierea cheltuielilor amânate în bilanț și mai precis printre activele necorporale care fac obiectul protecției juridice pentru a fi apoi clasificate printre activele fixe necorporale la punctul BI3 „Drepturi de brevet industrial și utilizare a proprietății intelectuale”.

Standardele de contabilitate nu diferă foarte mult de la țară la țară pe această temă și, în ciuda faptului că am concentrat acest articol pe legislația în vigoare în Italia, pot spune cu extremă certitudine că ceea ce scriu este aplicabil și în Elveția sau Canada.

În ceea ce privește caracterul specific al normelor italiene, pot adăuga că art. 103 alin.1 din TUIR (Legea consolidată a impozitului pe venit) stabilește foarte clar că cotele de amortizare a costului drepturilor de utilizare a proprietății intelectuale sunt deductibile în măsura în care nu trebuie să depășească 50% din cost cu condiția ca bunul să participe permanent și activ la procesul de producție al companiei.

Acesta este motivul pentru care am susținut mereu că un site de comerț electronic nu este un software ci un proces real și că acesta afectează, determină, schimbă o întreagă organizație a companiei până la cel mai mic detaliu.

Site-uri de publicitate

Atunci când o companie are nevoie să-și promoveze marca, serviciile sau produsele prin intermediul unui site de internet definit aici ca „reclamă”, regulile contabile se schimbă puțin. În acest caz, costurile suportate pentru construcția și  publicarea site-ului web poate fi contabilizată ca cheltuieli de publicitate și, prin urmare, deductibile în exercițiul financiar în care au fost suportate sau pot fi contabilizate liniar în exercițiul financiar în sine și în următorii patru ani. Aceasta pentru că cheltuielile de publicitate sunt justificate și sunt suportate pentru a răspândi numele, marca, reputația companiei care le susține cu scopul final de a crește cotele de piață, vânzările și deci, în consecință, veniturile. Este un aparent paradox că ​​în anumite cazuri este posibil să tratezi cheltuielile efectuate pentru un site web ca pe niște cheltuieli reale de reprezentare tocmai pentru că site-ul crește expunerea media a companiei și deci vizibilitatea acesteia față de terți.

Prin urmare, este o regulă generală valorificarea costurilor suportate pentru crearea și publicarea unui site web corporativ, dar aceasta, însă, cu condiția ca aceste cheltuieli să poată oferi beneficii viitoare contului de profit și pierdere al companiei. Acest lucru se datorează faptului că aceste operațiuni media ar trebui să schimbe modul de operare și prezentare a companiei în fața publicului, sporind eficiența și competitivitatea acesteia.

Tot în acest caz este interesant de remarcat modul în care legiuitorul și-a concentrat atenția tocmai pe principiul interdependenței pe site-ul/compania, făcându-l pe antreprenor responsabil față de compania însăși, determinând un proces real complex de management al afacerii. Adică site-ul nu este un „lucru” care poate fi cumpărat separat, doar pentru a-l avea.

In ceea ce priveste producerea si publicarea continutului site-ului, textelor, imaginilor, graficelor, acestea ar trebui contabilizate in contul de profit si pierdere doar in exercitiul financiar respectiv deoarece sunt continuturi care au o durata de viata destul de scurta. Costurile de găzduire și întreținere a spațiului server, pe de altă parte, sunt înscrise și în contul de profit și pierdere al exercițiului financiar ca costuri de exploatare recurente.

Numele domeniului.

Numele de domeniu (numit și nume de domeniu sau nume de domeniu sau nume de gazdă) este adresa unui site în format alfabetic (de exemplu, www.parlamento.it), prin urmare potențial foarte ușor de reținut, spre deosebire de adresa IP (Adresa IP), care este exprimată în formă numerică.

Un pic de doctrină și jurisprudență

Nu există o disciplină clară și precisă în această privință, dar putem afirma cu siguranță că doctrina și jurisprudența sunt pe deplin de acord de ceva vreme în echivalarea lumii „virtuale” cu cea fizică și, în consecință, se aplică regulile conform cărora titularul drepturilor de utilizare exclusive a semnului tipic poate împiedica terții să-l folosească pe acesta din urmă ca nume de domeniu. Și nu este o chestiune banală.

În special, jurisprudența consideră că înregistrarea unui nume de domeniu care reproduce sau conține marca altora constituie o încălcare a mărcii întrucât permite reconectarea activității cu cea a titularului mărcii, exploatând reputația semnului și, prin urmare, tragând un avantaj necuvenit din acesta.

Asa de …

De aici rezultă că confuzia prevăzută de legea italiană în materie de mărci trebuie apreciată în mod concret în diferitele cazuri specifice, având în vedere că, pe baza funcționării internetului, nu pot exista două nume de domenii identice, în timp ce legea mărcilor prevede posibilitatea de a avea două semne distinctive identice, cel puțin în unele cazuri (sector de produs diferit sau zonă teritorială diferită). Rezultatul este că exclusivitatea care derivă de la un proprietar de marcă trebuie să fie luată în considerare cu o atenție deosebită în hotărârile privind numele de domenii”.

Deci domeniul este o marcă, iar marca este un adevărat activ corporativ.

Știm bine că un domeniu poate fi achiziționat numai sub licență pentru utilizare și nu în proprietate, ceea ce este diferit de marcă. Prin urmare, costurile suportate pentrufolosire al domeniului trebuie recapitalizat la punctul BI4 și amortizat ca „Concesiuni, licențe și altele asemenea”, în timp ce costurile suportate de companie pentru achiziția domeniului licențiat trebuie considerate costuri pe termen lung.

În cazul deseori recurent în care numele domeniului corespunde numelui societății și, prin urmare, este utilizat ca marcă de identificare a societății însăși, este necesar să se respecte legislația relativă privind protecția mărcilor descrisă mai sus și acest lucru va afecta și tratamentul contabil, deoarece condițiile de introducere a unui domeniu internet de această natură în situațiile financiare trebuie să fie identificabile ca ACTIVELE SOCIETĂȚII și să poată fi identificate deplin fără a fi identificate. Dacă sunt îndeplinite condițiile, cotele de amortizare ale mărcilor sunt deductibile fiscal în măsura în care conform legiuitorului italian nu trebuie să depășească 1/18 din costul suportat.